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Quando l'AI incontra il controllo di gestione: strumenti su misura per le PMI
L'intelligenza artificiale viene spesso presentata come uno strumento capace di scrivere testi, creare immagini o rispondere alle domande.
Ma può fare molto di più.
Se utilizzata insieme alle competenze di chi conosce realmente i processi aziendali, può diventare uno strumento per progettare applicazioni e strumenti gestionali personalizzati, anche per realtà che non avrebbero le risorse per sviluppare internamente un software dedicato.
È proprio da questa idea che nasce un progetto che sto sviluppando con il supporto dell'intelligenza artificiale.
Non partire dalla tecnologia, ma dal problema dell'impresa
Una PMI raramente ha bisogno di un software "complicato".
Molto più spesso ha bisogno di risolvere un problema concreto:
- capire quanto sta realmente guadagnando;
- conoscere il costo di un prodotto o di una commessa;
- controllare il magazzino;
- capire se i costi stanno crescendo troppo;
- costruire un budget;
- confrontare budget e consuntivo;
- sapere quanto deve fatturare per raggiungere il punto di pareggio;
- prevedere il fabbisogno finanziario.
Il problema è che spesso gli strumenti disponibili sul mercato sono troppo generici, troppo complessi o sproporzionati rispetto alle esigenze della piccola e media impresa.
Ed è proprio qui che l'AI può diventare interessante.
Dal problema allo strumento
Il metodo che sto sperimentando è relativamente semplice.
Prima viene individuata l'esigenza aziendale.
Poi viene definita la metodologia di controllo di gestione necessaria per affrontarla.
Solo successivamente entra in gioco l'intelligenza artificiale per aiutare a trasformare quella metodologia in uno strumento operativo, anche in virtù dei dati a disposizione (contabilità interna od esterna ad esempio).
Il risultato può essere, a seconda delle necessità:
- un modello Excel;
- un'applicazione HTML;
- una dashboard;
- uno strumento di calcolo;
- un sistema per elaborare dati aziendali;
- una soluzione personalizzata per uno specifico settore.
L'AI quindi non sostituisce il consulente.
Lo aiuta a trasformare più rapidamente una metodologia in uno strumento utilizzabile dall'impresa.
Alcuni esempi concreti
In questi mesi ho iniziato a sperimentare questo approccio su diversi strumenti.
Analisi e controllo del magazzino
Abbiamo sviluppato strumenti per analizzare la rotazione del magazzino, anche suddividendo i prodotti per categoria e monitorando l'andamento nel tempo.
Un'azienda può così passare dalla semplice domanda:
"Quanto abbiamo in magazzino?"
a domande decisamente più utili:
"Quanto velocemente ruota?"
"Quali categorie sono più lente?"
"Dove stiamo immobilizzando capitale?"
Gestione delle Commesse
Un altro progetto è nato dall'esigenza di costruire uno strumento che permettesse di elaborare nel tempo la situazione dei margini delle commesse aperte con l’avanzamento lavori, la determinazione dei propri costi orari e/o coefficienti di ricarico per l’attribuzione di costi fissi alla commessa.
Anche in questo caso non si tratta semplicemente di "fare un calcolo".
L'obiettivo è costruire e trasformare una serie di dati in una situazione comprensibile e utilizzabile per controllare e pianificare.
E poi c'è Heureka Control
È probabilmente il progetto che meglio rappresenta questa filosofia.
Stiamo costruendo progressivamente uno strumento HTML pensato per le PMI che non dispongono necessariamente di una contabilità industriale strutturata.
L'obiettivo è partire dalle fatture e dagli altri dati aziendali per arrivare progressivamente a:
Ricavi
↓
Riclassificazione
↓
Magazzino e consumi
↓
Produzione netta
↓
Margine di contribuzione
↓
Costi fissi
↓
Risultato operativo
↓
Gestione finanziaria
↓
Budget
↓
Budget vs Consuntivo
↓
Punto di pareggio
Il progetto comprende anche la possibilità di personalizzare la classificazione dei costi.
Ed è proprio questo uno degli aspetti che considero più interessanti.
Anche il punto di pareggio può essere "personalizzato"
Nella teoria economica possiamo trovare formule e classificazioni standard.
Nella realtà delle PMI, però, le cose possono essere diverse.
Per esempio, una determinata azienda può considerare la manodopera diretta un costo variabile, mentre un'altra può avere una struttura nella quale quel costo è, di fatto, molto più rigido.
Per questo nello strumento abbiamo previsto la possibilità di decidere, ai fini del punto di pareggio, se una voce debba essere considerata:
- fissa;
- variabile;
- esclusa.
Lo stesso vale per gli eventuali interessi passivi.
È un esempio concreto di come l'intelligenza artificiale possa aiutare a trasformare una metodologia costruita sul caso reale dell'impresa in uno strumento operativo.
Il valore non è nell'HTML
Questo è forse il punto più importante.
Un file HTML, da solo, non rappresenta un grande valore.
Il valore è nella sequenza:
esigenza dell'impresa → metodologia → elaborazione → strumento → interpretazione del risultato.
L'intelligenza artificiale permette di ridurre enormemente il tempo necessario per passare da un'idea a un prototipo funzionante.
Ma bisogna sapere cosa chiedere, quali formule utilizzare, quali dati servono e soprattutto come interpretare il risultato.
Ed è qui che entra in gioco il controllo di gestione.
Un nuovo modo di affiancare le PMI
Credo che questa possibilità possa essere particolarmente interessante per le piccole e medie imprese.
Non necessariamente serve acquistare un grande gestionale, a volte può essere più utile costruire un piccolo strumento esattamente sulle esigenze dell'azienda.
Uno strumento che possa poi essere modificato, ampliato e integrato con nuove funzioni.
L'obiettivo non è quindi sostituire i software aziendali già presenti, ma aggiungere uno strato di analisi e controllo che spesso manca.
AI e consulenza: non uno contro l'altro
L'intelligenza artificiale non sostituisce l'esperienza dell'imprenditore, come non sostituisce il consulente. Può però diventare un moltiplicatore di competenze.
Il consulente definisce la metodologia e controlla la correttezza dei risultati, l'AI aiuta a trasformare quella metodologia in uno strumento concreto.
L'impresa utilizza lo strumento e mette a disposizione i propri dati, il risultato può essere un sistema di controllo più semplice, più personalizzato e più vicino alle reali esigenze dell'azienda.
Dalla consulenza allo strumento
È questa la direzione che sto sperimentando con HeurekaLab:
utilizzare l'intelligenza artificiale per rendere il controllo di gestione più accessibile e costruire strumenti personalizzati per le PMI.
Nei prossimi mesi continuerò a sviluppare e testare questi strumenti, con l'obiettivo di trasformare le esigenze concrete delle aziende in soluzioni semplici, comprensibili e realmente utilizzabili.
Se pensi che nella tua azienda ci sia un'analisi, un controllo o un processo che oggi viene gestito in modo manuale e che potrebbe essere trasformato in uno strumento più semplice ed efficace, contattami.
Possiamo partire dal problema e capire insieme se è possibile costruire una soluzione su misura.
